Быстро найти нужную информацию в объемной таблице данных довольно трудно. Microsoft Excel позволяет создавать специальные отчеты, с помощью которых можно различными способами просматривать содержимое документа и отслеживать зависимость между данными.

Попробуем разобраться на примере. Предположим, наша фирма продает компьютерные комплектующие, в частности, мониторы. Данные об этом размещены на рабочем листе Excel. Они содержат такую информацию: модель монитора, дата, регион поставки, магазин-покупатель, объем поставок, выручка от реализации. Необходимо получить информацию о структуре поставок в каждую область, имея при этом возможность проследить за объемами поставок разных моделей в каждый магазин.

Иногда после обработки всей необходимой информации необходимо конвертировать формат excel в pdf, как это сделать вы можете узнать на comp-security.net. По нашей ссылке вы найдете подробную инструкцию со всеми иллюстрациями.

Для решения подобных задач в Excel предусмотрена возможность создания сводных таблиц, в которых данные группируются относительно одного поля (в нашем примере — «Область»), для его значений строится таблица, в строках и столбцах которой размещаются другие поля исходной таблицы, а на их пересечении — общие значения для них. Удобство работы со сводной таблицей состоит в том, что с ее помощью очень наглядно отображаются связи и зависимость между полями исходной таблицы.

Построение сводной таблицы возможно на базе списка, который оформлен в соответствии со всеми правилами Excel. Напомним, что кроме размещения однотипных данных в одном столбце (только числовых или только текстовых значений) и отсутствия пустых ячеек необходимо, чтобы заголовок таблицы, содержащий названия полей, был отформатирован иначе, чем основной список.

Для создания сводной таблицы необходимо щелкнуть по любой ячейке списка и выбрать Данные -> Сводная таблица.

В результате запустится специальный Мастер. На первом шаге его работы необходимо указать источник данных и вид создаваемого отчета. Наши данные размещены в списке Excel, поэтому необходимо отметить первый переключатель (В списке или базе данных Microsoft Excel). Для начала построим сводную таблицу (выберите одноименный пункт в разделе Вид создаваемого отчета). Следующий шаг Мастера сводных таблиц и диаграмм предназначен для того, чтобы отметить на рабочем листе диапазон ячеек, в котором размещен список. Причем если он отформатирован верно, то Excel автоматически выделит его. Третьим шагом формируется структура сводной таблицы. Для этого необходимо нажать на кнопку Макет. На экране появится пустой шаблон, в котором нужно разместить поля.

Сделать это очень просто: достаточно перетащить прямоугольник с нужным названием в подходящее место. Сводная таблица состоит из нескольких областей, каждая из которых не только определяет месторасположение поля, но и позволяет управлять способом отображения данных. Таким образом, чтобы получить информацию о структуре поставок в каждую область, поместим поле «Область» в раздел Страница, в строках и столбцах будущей таблицы — соответственно поля «Модель» и «Магазин», а на пересечении (в разделе Данные) пусть будет поле «Объем поставок».

При этом на пересечении строк и столбцов будут расположены итоговые значения полей, являющиеся результатом вычислений некой итоговой функции. По умолчанию используется функция суммирования. Наконец, последним шагом остается задать месторасположение сводной таблицы (в новом или существующем рабочем листе) и нажать на кнопку Готово. В нашем примере в полученной таблице на пересечении строк и столбцов размещены общие данные, вычисленные с помощью итоговой функции.